Prowadzone rejestry, ewidencje i archiwa oraz sposób i zasady udostępniania danych w nich zawartych.

Sekretariaty izb morskich I instancji prowadzą następujące księgi biurowe i inne ewidencje:

W izbie morskiej pierwszej instancji prowadzi się:

1) repertorium "WM" - dla wypadków morskich;

2) repertorium "Zg" - dla zdarzeń, w których zachodzi potrzeba przeprowadzenia postępowania wyjaśniającego, czy zdarzenie nosi cechy wypadku morskiego;

3) repertorium "PM" - dla zgłoszeń protestów morskich;

4) rejestr "RO/S" - dla spraw dotyczących rejestru okrętowego stałego, dla statków stanowiących polską własność lub uważanych za stanowiące polską własność bądź będących własnością obywatela państwa członkowskiego Unii Europejskiej lub osoby prawnej mającej siedzibę w państwie członkowskim Unii Europejskiej;

5) rejestr "RO/T" - dla spraw dotyczących rejestru okrętowego tymczasowego dla statków, które uzyskały czasową polską przynależność;

6) rejestr "RO/B" - dla spraw dotyczących rejestru okrętowego statków w budowie dla statków będących w budowie na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej;

7) wykaz "RO" - dla pism i wniosków dotyczących wpisu do rejestru okrętowego;

8) skorowidz wypadków morskich, w którym wpisuje się nazwy statków, które uległy wypadkowi morskiemu lub na których doszło do takiego wypadku;

9) skorowidz alfabetyczny statków, w którym odnotowuje się statki zarejestrowane w rejestrze okrętowym;

10) terminarz posiedzeń, w którym odnotowuje się terminy wyznaczonych rozpraw lub posiedzeń.


Sygnaturę akt spraw wpisanych do urządzeń ewidencyjnych, o których mowa w ust. 1 pkt 1-7, stanowi oznaczenie literowe repertorium lub rejestru, oddzielona łącznikiem "-" pierwsza duża litera nazwy siedziby izby morskiej, oddzielona łącznikiem "-" liczba porządkowa, pod którą sprawa została wpisana do urządzenia ewidencyjnego, w przypadku urządzeń, o których mowa w ust. 1 pkt 1-3 i 7, łamana ponadto przez dwie ostatnie cyfry roku.

W Odwoławczej Izbie Morskiej prowadzi się następujące urządzenia ewidencyjne:

1) repertorium "OIMo" - dla spraw, w których wniesiono odwołania od orzeczeń izb morskich pierwszej instancji w sprawach wypadków morskich;

2) repertorium "OIMa" - dla spraw, w których wniesiono apelację od postanowień izb morskich pierwszej instancji w sprawach rejestru okrętowego;

3) repertorium "OIMz" - dla spraw, w których wniesiono zażalenia na postanowienia izb morskich pierwszej instancji lub na zarządzenia przewodniczących izb morskich w sprawach wypadków morskich lub rejestru okrętowego;

4) wykaz "Og" - dla spraw innych niż wymienione w pkt 1-3;

5) skorowidz wypadków morskich - spis nazw statków, które uległy wypadkowi morskiemu lub na których doszło do takiego wypadku, w którym od orzeczenia izby morskiej pierwszej instancji wniesiono odwołanie;

6) skorowidz alfabetyczny osób, wobec których orzeczono sankcję;

7) terminarz posiedzeń, w którym odnotowuje się terminy wyznaczonych rozpraw lub posiedzeń.

Odwoławcza Izba Morska prowadzi zbiór orzeczeń (postanowień) własnych i izb morskich pierwszej instancji; zbiór ten przechowuje się w kolejności dat ich wydania.

Sprawy z zakresu administracji izby rejestruje się w spisach spraw według haseł ustalonych w rzeczowym wykazie akt, odpowiednio do przepisów wydanych na podstawie art. 5 ust. 2 ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (Dz. U. z 2006 r. Nr 97, poz. 673, z późn. zm.).